Administratorem Twoich danych osobowych jest:
[NAZWA SALONU / FIRMY]
NIP: [NIP SALONU]
Adres: [ADRES SALONU]
Telefon: [TELEFON SALONU]
E-mail: [EMAIL KONTAKTOWY SALONU]
System rezerwacji i obsługi klientek Sekretarka AI jest dostarczany przez [NAZWA PRAWNA S4Y], ul. Końcowa 1, 64-234 Mochy, e-mail: rodo@sekretarka-ai.pl (dalej: „Operator systemu" lub „S4Y"), który przetwarza Twoje dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor) — na zlecenie i pod kontrolą salonu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Administratorem danych jest [NAZWA PRAWNA S4Y], rodo@sekretarka-ai.pl — w zakresie danych właścicieli i operatorów salonów nawiązujących kontakt biznesowy.
Zbieramy: imię, numer telefonu, historię wizyt, treść wiadomości SMS w zakresie rezerwacji, preferencje zabiegowe.
Cel: realizacja i obsługa rezerwacji, kontakt w sprawie wizyt.
Podstawa prawna: Art.6 ust.1 lit.b RODO — wykonanie umowy (rezerwacja).
⚠️ Dane wrażliwe (dane szczególnej kategorii — Art.9 RODO)
Przy zabiegach wymagających wywiadu medycznego (m.in. botoks, makijaż permanentny, laser, kwas hialuronowy, inne zabiegi inwazyjne) zbieramy informacje o:
Dane te zbieramy wyłącznie za Twoją wyraźną, osobną zgodą wyrażoną w formularzu zgody medycznej, przesyłanym SMS-em przed zabiegiem. Wypełnienie jest dobrowolne, jednak bez zgody wykonanie zabiegu z wymagającej wywiadu medycznego listy nie jest możliwe ze względów bezpieczeństwa.
Podstawa prawna: Art.9 ust.2 lit.a RODO — wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą.
System generuje również automatyczne notatki asystenta AI dotyczące bezpieczeństwa zabiegów (np. flagi alergii z historii rozmów) — przechowywane wyłącznie w celu obsługi klientki przez salon.
Bot nie diagnozuje, nie udziela porad medycznych i nie zastępuje specjalisty. W razie wątpliwości medycznych bot kieruje do salonu lub lekarza.
Jeśli wyraziłaś odrębną zgodę — wysyłamy SMS z ofertami, informacjami o nowościach i promocjach.
Podstawa prawna: Art.6 ust.1 lit.a RODO — zgoda.
Wycofanie: odpisz STOP na SMS w dowolnym momencie.
SMS z potwierdzeniami wizyt, przypomnieniami i komunikatami dotyczącymi konkretnej rezerwacji są komunikacją transakcyjną i wysyłane są bez konieczności osobnej zgody (podstawa: Art.6 ust.1 lit.b — wykonanie umowy).
Adres IP i typ urządzenia (przy wypełnianiu formularzy online) — cel: bezpieczeństwo i audyt zgód.
Podstawa: Art.6 ust.1 lit.f RODO — uzasadniony interes (bezpieczeństwo).
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Rezerwacja i obsługa wizyt | Art.6(1)(b) — wykonanie umowy |
| Przypomnienia SMS o wizytach | Art.6(1)(b) — wykonanie umowy |
| Historia wizyt dla salonu | Art.6(1)(f) — uzasadniony interes |
| Dane zdrowotne z wywiadu medycznego | Art.9(2)(a) — wyraźna zgoda |
| Marketing SMS | Art.6(1)(a) — zgoda |
| Bezpieczeństwo systemu | Art.6(1)(f) — uzasadniony interes |
Dane mogą być przetwarzane przez:
1. [NAZWA PRAWNA S4Y] — dostawca systemu Sekretarka AI, przetwarza dane wyłącznie na zlecenie salonu.
2. Dostawca SMS — [SMSAPI Sp. z o.o. lub inny dostawca SMS] — wyłącznie w celu wysyłki wiadomości związanych z rezerwacją i komunikacją salonową.
3. Hosting serwera — [Hetzner GmbH lub OVH SAS] — serwery w Unii Europejskiej.
4. Cloudflare Inc. — infrastruktura sieciowa (CDN/DNS), dane zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi (SCC). Serwery mogą być poza EOG — odpowiednie zabezpieczenia prawne zastosowane.
5. Telegram — narzędzie do technicznych powiadomień operacyjnych dla obsługi systemu (alerty techniczne: status systemu, błędy, kolejki). Twoje dane osobowe nie są przeznaczone do przesyłania przez Telegram. Alerty techniczne są ograniczone do danych systemowych bez zawartości rozmów ani pełnych danych klientek. Pełny audyt techniczny payloadów jest w toku (VERIFY_EVIDENCE_REQUIRED).
Salon NIE sprzedaje Twoich danych ani NIE udostępnia ich reklamodawcom.
Dane klientek salonów NIE są przetwarzane przez zewnętrzne modele AI (system działa na własnej, lokalnej infrastrukturze operatora).
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane kontaktowe (imię, telefon) | [24 lub 36] miesięcy od ostatniej wizyty — decyzja operatora |
| Historia wizyt | [36 mies. lub 5 lat] od ostatniej wizyty |
| Dane medyczne (formularz zgody) | [3 lub 5] lat od daty zabiegu — ze względu na możliwe roszczenia związane z zabiegami |
| Notatki AI (flagi medyczne) | [12 lub 24] miesięcy |
| Logi rozmów AI | [6 lub 12] miesięcy |
| Zgody RODO (dowód) | [5 lub 7] lat |
| Dane marketingowe | Do wycofania zgody |
| Dane techniczne (IP) | 90 dni |
Okresy oznaczone placeholderem wymagają decyzji operatora i prawnika. Ostateczne wartości zostaną opublikowane po zatwierdzeniu.
Jak skorzystać z praw:
Odpowiemy w ciągu 30 dni od otrzymania żądania. W wyjątkowych przypadkach termin może zostać przedłużony do 60 dni (powiadomimy Cię o tym).
Strona rezerwacji używa plików cookie. Szczegółowe informacje: Polityka Cookies →
Stosujemy następujące środki bezpieczeństwa: szyfrowanie bazy danych (PostgreSQL + TLS), kontrola dostępu z autoryzacją wieloetapową (2FA), regularne kopie zapasowe danych, firewall aplikacyjny, monitorowanie dostępu, maskowanie numerów telefonów w widokach systemowych. System nie przechowuje danych kart płatniczych.
W sprawach danych osobowych:
✉ [EMAIL SALONU]
☎ [TELEFON SALONU]
📍 [ADRES SALONU]
Operator systemu (procesor): [NAZWA PRAWNA S4Y] · rodo@sekretarka-ai.pl
Skarga: Prezes UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
← Wróć